Vijf veelgemaakte administratieve fouten die jij kunt vermijden!

Veel ondernemers maken dezelfde fouten, terwijl je een aantal missers makkelijk kunt voorkomen.

“Ik probeer het goed te doen maar ik twijfel toch over bepaalde dingen, het is maar een vervelend klusje”, iets wat ik veel hoor van ondernemers over hun boekhouding.

Waarschijnlijk is de boekhouding ook niet jou favoriete bezigheid. Echter is een kloppende administratie voeren wel noodzakelijk voor de belastingdienst en voor jou als ondernemer. Jij wilt natuurlijk goed inzicht hebben in hoe de zaken ervoor staan in jouw bedrijf en je wilt niet in de problemen komen met de belastingdienst.

Dit zijn vijf veelgemaakte administratieve fouten die jij kunt vermijden.

Fouten in de facturen kunnen tot boetes leiden

Een factuur maken lijkt niet al te moeilijk. Veel mensen doen het handmatig in Word of Excel. Fouten maken is menselijk en de kans op fouten is op die manieren aanzienlijk. Denk aan slordigheidsfoutjes of dingen die je over het hoofd ziet. Het lijkt heel onschuldig, maar de belastingdienst legt hoge boetes op voor een onjuiste of onvolledige administratie.

Er zijn een aantal wettelijke vereisten waar facturen aan moeten voldoen en daar dient elke ondernemer zich aan te houden. Als een ondernemer zich hier niet aan houdt kan dit bij een controle tot hoge boetes leiden.

Hoe kun je dit tegengaan? Besteed je facturatie uit aan een administratiekantoor of doe het via je boekhoudprogramma. Maar er zijn ook tal van simpele online tools die je kunnen helpen bij het opmaken van facturen. Dit hoeft helemaal niet zoveel te kosten, denk aan een paar cent per factuur. Zo voorkom je onnodige boetes en bespaar je tijd.

Financiële problemen omdat er geen geld opzij gezet wordt voor de belasting

“Owhhhh dat valt mee, ik had gehoord dat ik 50% van mijn inkomsten opzij moet zetten voor de belasting”, dit is wat ik af en toe (veel te weinig) hoor van een startende ondernemer nadat ik ze aanraad dat ze een X percentage tussen de 15% en 30% (afhankelijk van de aftrekposten en winst) opzij zetten voor de belastingdienst.

Het is beter om een ondernemer te zijn die teveel reserveert dan te weinig. Het kan in dat geval alleen maar meevallen.

Helaas komt het in veel gevallen ook voor dat een ondernemer vraagt of hij/zij de btw of inkomstenbelasting ook in termijnen kan betalen omdat hij/zij dit niet opzij gezet heeft. Het is verleidelijk voor een ondernemer om het geld direct uit te geven of in je bedrijf te investeren, echter is dit niet wijs. De belastingdienst is de laatste die je als schuldeiser wilt hebben.

Hoe kun je dit voorkomen?

Zodra een factuurbedrag gestort wordt op de bank maak je het btw bedrag van de factuur direct over naar een andere rekening (kan een spaarrekening zijn of een tweede rekening). Zo houd je waarschijnlijk altijd een extraatje over na de btw aangifte.
Overleg met je boekhouder/accountant hoeveel je ongeveer opzij moet zetten voor de inkomstenbelasting. Wij kunnen dit vrijblijvend voor je berekenen als wij kennis hebben van jou inkomsten en je situatie als ondernemer. Vraag er gerust naar op de chat of op ons facebook pagina.

Gemiste fiscale voordelen

Er zijn verschillende aftrekposten voor zowel ondernemers als individuen. Vooral ondernemers hebben een scala aan aftrekposten waar ze gebruik van mogen maken mits ze in aanmerking komen. Ken jij alle mogelijkheden en uitzonderingen in jou situatie? Als je niet alle regels kent, is de kans groot dat jij fiscale kansen laat liggen. Dit omdat de belastingdienst de regels vaak verandert en elk jaar update. Je belastingaangifte uitbesteden betaalt zich daarom meestal direct uit door het benutten van de juiste aftrekposten.

Zaken en privé niet scheiden

Dit lijkt een hele simpele. Als je net gestart bent en je bent een zelfstandige dan lijkt dit nog prima te behappen. Maar wat als het nou begint te lopen? En het gaat allemaal door elkaar lopen? Dan wordt het al gauw een hele klus om prive en zakelijk gescheiden te houden. Dus zodra je administratie zich uitbreidt, is het noodzakelijk dat je deze al direct uitsplitst. Het liefst houd je vanaf het begin alles netjes bij zodat je er later niet onnodig tijd en moeite aan kwijt bent. Denk hiervoor aan het gebruik van een boekhoudprogramma, een zakelijke rekening en/of een geordende map.

Niet opletten! Laks zijn met je administratie

Zoals we aan het begin aangaven is de administratie vaak het ondergeschoven kindje in een bedrijf. Echter is het wel heel belangrijk.

Naast je administratieve plicht is het ook heel belangrijk voor jou als ondernemer om de gezondheid van je bedrijf te monitoren. Als een startende zelfstandige ondernemer is het misschien nog te overzien, maar zodra je begint te groeien zul je toch meer op je administratie moeten steunen. Jouw boekhouding kan je veel vertellen over de gezondheid van je onderneming en de opbrengsten en kosten die je kunt verwachten. Als je je boekhouding niet up-to-date houdt, werk je vaak met verouderde informatie. Dit geldt ook over kennis van aftrekposten en regelingen. Het zal niemand interesseren dat Jan bij de club tegen je zei dat je die laptop echt wel volledig kunt aftrekken, als blijkt dat die regeling niet voor jou geldt.

Je administratieplicht verplicht je op grond van de wet om aan bepaalde eisen te voldoen. Daar hoort onder andere bij dat je administratie zeven jaar lang bewaart en je administratie te controleren dient te zijn.

Vind je dat allemaal teveel gedoe dan kun je de administratie natuurlijk uitbesteden aan ons. Wij zorgen ervoor dat je voldoet aan je administratieplicht, adviseren je waar nodig om het beter te doen en zorgen ervoor dat de juiste fiscale voordelen toegepast worden.